Seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung DSGVO müssen sich Lehrerinnen und Lehrer mehr Gedanken machen, wie sie mit den personenbezogenen Daten ihrer Schülerinnen und Schüler umgehen. Viele Schulleiterinnen und Schulleiter bzw. deren Datenschutzbeauftragte schauen jetzt genauer hin und hinterfragen, welche Daten ihre Lehrer wo speichern. Und natürlich stellt sich dann die Frage:

Ist die Classroom-App DSGVO-konform?

Tatsächlich lässt sich diese Frage nicht mit Ja oder Nein beantworten. Ebenso könnten Sie fragen: Ist mein Windows-Rechner DSGVO-konform? Es hängt davon ab, wie Sie mit den Daten umgehen. Die Frage muss daher besser lauten:

Kann ich die Classroom-App DSGVO-konform verwenden?

Ja, aber Sie müssen auf die Einhaltung des Datenschutzes achten. Manche – vielleicht geschätzte – Funktion wie die Synchronisation über Dropbox dürfen Sie dann nicht verwenden, insbesondere wenn Sie die Datenbank nicht verschlüsselt haben. Detaillierte Informationen darüber, welche Daten die App wie und wo speichert, habe ich für Sie und Ihren Datenschutzbeauftragten hier zusammengestellt.

Grundsätzlich übermittelt die App keine Daten ohne Ihr ausdrückliches Zutun an irgendjemand. Es gibt kein Tracking Ihrer Nutzung, keine Registrierung und auch kein Online-Konto. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich auf Ihrem iPad oder iPhone. In Bezug auf die DSGVO ist dies gut, denn sonst müsste Ihre Schule einer Auftragsdatenverarbeitung zustimmen. So aber haben Sie als Nutzer es alleine in der Hand, ob Sie die App gemäß den Vorgaben der DSGVO einsetzen oder nicht.

Was muss ich beachten, wenn ich den Datenschutz beachten will?

• Verschlüsseln Sie die Datenbankdatei mit einem sicheren Passwort. Das sollte lang und schwer zu erraten sein, um eine Entschlüsselung mit der Brute-Force-Attacke zu verhindern. Die App verwendet den Algorithmus AES-256, der zurzeit als sicher und nicht brechbar gilt. Sie können dieses Passwort in der App hinterlegen, sodass die Ver- und Entschlüsselung vollständig im Hintergrund abläuft. Sie sollten aber das Passwort nicht dauerhaft (sondern nur für diese Sitzung) speichern und für jede Datenbank ein anderes Passwort setzen, um unbefugten Datenzugriff zu verhindern.
• Stellen Sie ein, dass Sie die App nur mittels TouchId oder Passworteingabe öffnen können, um unbefugten Datenzugriff durch Schülerinnen oder Schüler oder Kolleginnen oder Kollegen zu verhindern.
• Erstellen Sie regelmäßig Backups, die lokal auf dem Gerät (nicht in der iCloud oder Ihrer Dropbox) gespeichert werden, um unbeabsichtigte Änderungen von Daten rückgängig machen zu können.
• Erstellen Sie regelmäßig Systembackups von Ihrem Gerät über iTunes, die lokal auf diesem zweiten Computer gespeichert werden, um unbeabsichtigten Datenverlust verhindern zu können.
• Stellen Sie Ihr Gerät so ein, dass die Systembackups nicht in der iCloud gespeichert werden.
• Speichern Sie keine Dateien in der Dropbox oder iCloud, auch nicht verschlüsselt. Der verwendete Verschlüsselungsalgorithmus gilt zwar derzeit als sicher, aber es kann nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass die Dateien in der Zukunft unbefugt entschlüsselt werden könnten. Sowohl die Server von Apple als auch die von Dropbox stehen nicht in Deutschland und ein Zugriff auf Ihre Daten in der Zukunft durch Hacker oder ausländische Regierungen oder Geheimdienste kann nicht ausgeschlossen werden.
• Verschicken Sie keine personenbezogenen Daten wie die Datenbankdatei oder einen CSV-Export per E-Mail. E-Mails sind unverschlüsselt und werden auf den Servern Ihres E-Mail-Betreibers gespeichert bzw. verarbeitet und damit ergeben sich die gleichen Bedenken wie bei der iCloud oder Dropbox.
• Erfassen Sie nur Daten (wie Noten und Klassenbucheinträge), die zur Berechnung der Zeugnisnote erforderlich sind.
• In manchen Bundesländern ist das Speichern von Bildern Ihrer Schüler auf privaten Geräten grundsätzlich nicht erlaubt. In diesem Fall dürfen Sie Ihre Schüler nicht fotografieren. In allen anderen Fällen benötigen Sie das Einverständnis der SchülerInnen bzw. deren Erziehungsberechtigten zur Speicherung der Bilder. Fragen Sie den Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule, wie Sie hier vorgehen sollen. Exportieren Sie keine Bilder aus der App in die Fotomediathek Ihres Geräts, wenn diese mit der iCloud synchronisiert ist.
• Löschen Sie alte Datenbankdateien und auch deren Backups, wenn das Schuljahr beendet ist und die Daten nicht mehr benötigt werden.

Ich persönlich würde die Funktion, die Namen meiner Schülerinnen und Schüler anhand ihrer Fotos zu lernen, schmerzlich vermissen. Alle anderen Punkte sind im täglichen Umgang mit der Classroom-App – denke ich – leicht umzusetzen. Aber letzten Endes sind Sie als Nutzer selbst für den umsichtigen Umgang mit den Daten Ihrer Schülerinnen und Schüler verantwortlich.

Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Freude bei der DSGVO-konformen Verwendung der Classroom-App!

Stefan Reißl

P.S. noch einmal der Link zu den Informationen für Ihren Datenschutzbeauftragten

In jedem Bundesland gelten andere Regelungen, wie die einzelnen Noten gewichtet werden und wie die Zeugnisnote berechnet wird. Heute hat mich eine Kollegin aus Hessen um Hilfe gebeten. Dort heißen die großen Leistungsnachweise „Arbeiten“.
In den Hauptfächern machen die Arbeiten 50% der Zeugnisnote aus und die mündlichen Noten ebenfalls 50%. Dies ist leicht einzustellen: Sie müssen einfach bei den großen Leistungsnachweisen die Gewichtung 1 (für 1:1 = 50:50) einstellen. Mehr dazu in meinem Blog vom 3.2.2018 „Einstellungsmöglichkeiten zur Notenberechnung“.

Aber in den Nebenfächern sollen die Arbeiten 30% ausmachen und die mündlichen Noten 70%. Als Beispiel habe ich die Situation einmal nachgebildet:

Bei Horst wird die Zeugnisnote wie folgt berechnet: (5,0*3+4,2*7):10=4,440

Wie aber stellt man dies in der App ein?
Sie können nur eine Gewichtung der großen Leistungsnachweise x festlegen. Die Gewichtung der kleinen Leistungsnachweise ist immer 1. Für den Wert von x soll hier gelten: x:1=30:70 => x=3:7=0,4286

Tippen Sie also auf die drei Balken rechts oben, im Popup dann auf „Einstellungn der Klasse…“ und geben in das Feld „Gewichtung der großen Leistungsnachweise“ den Wert 0,4286 ein.

Vergessen Sie nicht, die „Arbeiten“ als große Leistungsnachweise zu erklären. Mehr dazu in meinem Blog vom 3.2.2018 „Einstellungsmöglichkeiten zur Notenberechnung“.

Viel Erfolg und Freude bei der Benutzung der App!

Das Zeugnis steht bevor und jetzt wollen Sie die App so einstellen, dass die Noten richtig berechnet werden? Sie wären erstaunt, wenn Sie wüssten, auf wie viele verschiedene Arten die Zeugnisnoten berechnet werden. In der App Classroom können Sie daher sehr viele verschiedene Parameter einstellen, die die Notenberechnung beeinflussen.

Im Folgenden werde ich Ihnen an einem typischen Beispiel zeigen, wie Sie vorgehen. Nehmen wir an, Sie unterrichten das Fach Mathematik und Sie schreiben im Jahr 4 Schulaufgaben, die als große Leistungsnachweise bezeichnet werden. Darüberhinaus gibt es kleine Leistungsnachweise, die sich aus Stegreifaufgaben, Unterrichtsbeiträgen und anderen mündlichen Noten zusammensetzen.
Die Zeugnisnote berechnet sich aus dem Durchschnitt der großen Leistungsnachweise (gLn) und dem Durchschnitt der kleinen Leistungsnachweise (kLn) mit der Gewichtung 2 zu 1, also wird der Gesamtdurchschnitt nach der Formel (2*gKn + 1*kLn):3 berechnet.

Wenn alles korrekt eingestellt ist, sollte das Ergebnis in etwa so aussehen:

Im Weiteren beschreibe ich, welche Parameter Sie einstellen können und welches jeweils die richtige Einstellung ist.

Wenn Sie rechts oben auf die drei Balken tippen, öffnet sich ein Auswahlmenü. Achten Sie hier auf die Haken bei „mündliche Noten vergeben“ und „Unterscheide kleine und große Leistungsnachweise“.

Tippen Sie nun auf „Notenberechnung in der …“ je nach dem, ob Sie den Kurs als Unter- oder Oberstufenkurs angelegt haben. In meinem Fall ist der Kurs „6b Mathe“ eine Unterstufenklasse.

Sie können nun wählen, auf wie viele Nachkommastellen Sie runden möchten. Üblich ist hier meist zwei Nachkommastellen. Wenn Sie die Option „Abschneiden“ wählen, dann wird der Durchschnitt vor dem Weiterrechnen abgerundet, z.B. wird bei 2,6666… der Wert 2,66 zur weiteren Berechnung benutzt. Bei den beiden anderen Durchschnitten gehen Sie analog vor.

Tippen Sie nun auf „Einstellungen nur für die Klasse …“. Hier sehen Sie noch einmal, ob es sich um einen Unter-/Mittelstufenkurs handelt oder um einen Oberstufenkurs. Wichtig ist die Gewichtung der großen Leistungsnachweise. Diese muss in unserem Fall auf 2 eingestellt sein.

Es ist leider notwendig, dass Sie diese Einstellung für alle Kurse einzeln prüfen bzw. einstellen. Denn es ist ja möglich, dass an der gleichen Schule in verschiedenen Fächern unterschiedliche Gewichtungen verwendet werden. Bei uns werden z.B. im Fach Physik die großen  Leistungsnachweise im Verhältnis 1 zu 1 mit den kleinen Leistungsnachweisen verrechnet.

Ein letzter Punkt ist noch wichtig. Woher soll die App wissen, dass eine Schulaufgabe als großer Leistungsnachweis, eine Stegreifaufgabe aber als kleiner Leistungsnachweis gewertet werden soll. Die Antwort ist einfach: Sie müssen dies einstellen.

Tippen Sie links oben auf „Leistungsnachweise“ und anschließend auf „Prüfungstypen“. Tippen Sie auf den Typ „Schulaufgaben“ um ihn zu  konfigurieren.

Sie können natürlich den Namen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wichtig ist die Auswahl kleiner oder großer Leistungsnachweis. Die Gewichtung sollten Sie auf 1 lassen: Denn dies ist die Gewichtung aller Schulaufgaben im Vergleich zu den anderen großen Leistungsnachweisen. Sollten Sie beispielsweise Kurzarbeiten als kleine Leistungsnachweise werten und diese aber im Vergleich zu den Stegreifaufgabe doppelt gewichten wollen, dann ist hier die Einstellmöglichkeit. Zusätzlich können Sie noch jeden einzelnen Leistungsnachweis (unabhängig von seinem Typ) beliebig gewichten. Die Möglichkeiten sind also sehr vielfältig.

Sollten Sie an Ihrer Schule eine Art der Notenberechnung benutzen, die von der hier beschriebenen deutlich abweicht, dann schreiben Sie mir bitte einfach eine E-Mail.
Weiterhin viel Freude mit der Classroom-App!

Immer mehr Nutzer möchten die Daten auf zwei Geräten gleichzeitig haben und in dem folgenden Beitrag beschreibe ich Ihnen die notwendigen Einstellungen in Classroom.

Grundlegendes zur Synchronisation in Classroom

Alle Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbankdatei liegt natürlich immer lokal auf dem iPad oder iPhone, weil sie jederzeit – auch wenn Sie offline sind – verfügbar sein muss.

Sie können diese Datei aber auch in der iCloud oder Dropbox speichern. Wenn Sie Änderungen an den Daten vornehmen, dann kümmert sich die App automatisch um das Kopieren zur iCloud oder Dropbox. Das funktioniert natürlich auch in der anderen Richtung: Wenn Sie z.B. auf der Webseite der Dropbox Ihre Datenbankdatei auf eine ältere Version zurücksetzen, dann erkennt Classroom automatisch, dass in der Dropbox geänderte Daten vorliegen und kopiert diese auf Ihr iPad oder iPhone.

Leider muss immer die ganze Datei hoch- oder heruntergeladen werden. Selbst wenn Sie nur eine Note geändert haben, wird die gesamte Datei mit allen Bildern kopiert. Die Datei kann einige Megabyte groß sein. Dies sollten Sie bedenken, wenn Sie einstellen wie oft die Datei synchronisiert werden soll: Wenn Sie WLan haben, dann können Sie jede Änderung sofort in der Cloud speichern. Wenn Sie jedoch z.B. in der Schule oder in der S-Bahn mobil im Internet sind, sollten Sie besser nur einmal am Ende synchronisieren.
[ein Ausblick: Vielleicht haben Sie schon den Button „Bilder auslagern“ entdeckt. Diese Funktion ist noch nicht aktiviert, weil sie gerade noch in Arbeit ist. Hier wird die Datenbankdatei in zwei Teile zerlegt: die Bilder und die Daten. Erfahrungsgemäß nehmen die Daten nur sehr wenig Speicherplatz ein. Wenn Sie dann Änderungen durchführen, ohne an den Bildern etwas zu ändern, dann läuft die Synchronisation seeeehr viel schneller.]

Einrichten der Synchronisation

Beginnen Sie mit dem Gerät, auf dem Sie die Daten korrekt und vollständig gepflegt haben. Nennen wir dieses Gerät im Folgenden Ihr iPad. Und Sie wollen die Datenbank zu Ihrem iPhone hin synchronisieren.

• Datenbankdatei in die iCloud oder Dropbox kopieren

Wenn Ihre Datei nur lokal auf Ihrem iPad gespeichert ist, müssen Sie sie als erstes in eine der beiden Wolken kopieren. Gehen Sie dazu auf Ihrem iPad in die Einstellungen von Classroom und wählen dort den Punkt „Datenbanken organisieren“.

In der linken Spalte sehen Sie, wo Ihre Datei gespeichert ist. In der rechten Spalte sehen Sie alle Dateien, die lokal auf Ihrem iPad gespeichert sind. Die Datei mit dem Haken (hier Demo_de) ist die aktive Datenbankdatei. [Wenn diese den Namen „Datenbank“ trägt, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, dass Sie ihr einen sinnvollen Namen geben.]

Wenn Sie rechts oben auf das Zahnrad tippen und dann die Datei antippen, erscheint ein Auswahlmenü. Kopieren Sie die Datei in eine Wolke Ihrer Wahl. Ich werde im Folgenden mit der Dropbox arbeiten. Sollten Sie zum ersten Mal in Classroom mit der Dropbox arbeiten, dann müssen Sie zuerst Ihre Dropbox-Konto mit der App verknüpfen. Folgen Sie einfach den Schritten und beginnen Sie dann erneut bei „Datenbanken organisieren“.

• Datenbankdatei festlegen

Sobald der Upload-Vorgang erfolgreich  abgeschlossen ist, steht die Datei in Ihrer Dropbox zur Verfügung. Jetzt müssen Sie diese Datei auf Ihrem iPad als aktive Datei festlegen.
Dazu tippen Sie in der linken Spalte auf Dropbox. Achten Sie bitte jetzt darauf, dass das Zahnrad oben rechts schwarz ist. Sollte es grün sein, tippen Sie darauf und beenden Sie damit den Bearbeitungsmodus.

Tippen Sie auf Ihre Datei. Es erscheint ein Haken und damit ist diese Datei jetzt Ihre aktive Datenbank.

Legen Sie nun fest, wie oft Sie die Datei synchronisieren möchten. Bei WLan empfehle ich die laufende Synchronisation, weil so jede Änderung sofort synchronisiert wird. Wenn Sie auch ohne WLan arbeiten müssen, dann empfielt sich die Synchronisation nach Zeitplan und zwar beim Beenden der App.

Klar ist hoffentlich: Wenn Sie Änderungen an den Daten vornehmen, während Sie keine Internetverbindung haben, dann kann auch nicht synchronisiert werden. Die App wird die Daten dann bei der nächsten Benutzung eine Synchronisation versuchen.

• Mit dem iPhone synchronisieren

Wiederholen Sie bitte den letzten Schritt jetzt auf Ihrem iPhone: Gehen Sie in die Einstellungen, dann auf „Datenbanken organisieren“. Tippen Sie auf Dropbox und dann tippen Sie auf Ihre Datei. Diese wird nun von der Dropbox heruntergeladen und als aktiv gesetzt.

Legen Sie bitte auch auf diesem Gerät fest, wie oft Sie die Datei synchronisieren möchten.

Jetzt haben Sie auf beiden Geräten die gleiche Datei in der Dropbox als aktive Datenbank gesetzt. Jede Änderung auf dem einen Gerät wird automatisch auf das andere Gerät übertragen.

Tipps zur Synchronisation und mögliche Fehler

Es wird wahrscheinlich nicht sehr lange dauern und Sie werden einen Synchronisations-Konflikt haben. Dies kann z.B. bei folgender Situation auftreten:

Sie arbeiten in der Schule und geben Noten ein. Sie haben aber dort kein WLan, weil der Router schon wieder einmal zickt. Daher bleiben die Daten nur lokal auf dem iPad. Zuhause fällt Ihnen dann ein, dass Sie noch kontrollieren wollten, ob alle Schüler die Empfangsbestätigung des Elternbriefs abgegeben haben. Sie vervollständigen also die Checkliste auf Ihrem iPhone.
Was passiert nun? Die Noten sind auf dem iPad gespeichert, nicht aber auf dem iPhone. Die Checkliste ist auf dem iPhone gespeichert, aber nicht auf dem iPad. Diese Situation nennt sich Konflikt. Und dieser Konflikt ist natürlich schlecht.

Wenn Sie das nächste Mal Classroom auf Ihrem iPad öffnen, wird Ihnen die App eine Meldung über den Konflikt präsentieren. Leider gehen in jedem Fall Daten verloren. Sie können sich entscheiden, ob Sie lieber die Datei auf Ihrem iPad (mit den Noten) oder lieber die auf Ihrem iPhone (mit der Checkliste) behalten möchten.

Sie müssen also stest im Blick behalten, auf welchem Gerät Sie welche Änderungen vorgenommen haben. Wenn Sie wissen, dass Sie Änderungen auf Ihrem iPad vorgenommen haben, dann warten Sie bitte auf Ihrem iPhone, bis die Änderungen dort angekommen sind.

Wenn die Datenbankdatei einige MB groß ist, dann kann das Hoch- und Runterladen auch einige Zeit dauern. Sie sollten also nicht gleichzeitig auf beiden Geräten arbeiten, sondern die Geräte nur nacheinander benutzen.

Wenn Sie die Synchronisationsfunktion zum ersten Mal benutzen, sollten Sie vielleicht zuerst mit einer Kopie Ihrer echten Datenbankdatei arbeiten. Dann wäre ein Datenverlust durch Konflikt nicht tragisch.

Unterschied zwischen iCloud und Dropbox

Anders als bei der Drobox können Sie bei der iCloud nicht entscheiden, wie oft Sie synchronisieren möchten. Sie können nicht wissen, wann genau Ihr Gerät die Datei nach einer Änderung hochlädt. Das entscheidet nämlich Ihr Gerät selbstständig.

Wenn bei der Dropbox Änderungen hoch- oder heruntergeladen werden, dann sehen Sie einen dünnen blauen Fortschrittsbalken oben auf dem Bildschirm. Leider gibt es dieses Feedback bei der iCloud nicht, denn Ihr Gerät lädt die Dateien vollständig im Hintergrund hoch- und herunter ohne der App eine Rückmeldung zu geben.

Freude bei der Arbeit

Wenn Sie alles korrekt eingestellt haben, dann werden Sie im Alltag von der Sychronisation nicht viel bemerken. Ich arbeite beispielsweise in der Schule (ohne Internetverbindung) und zuhause fast ausschließlich auf meinem iPad. Erst zuhause werden also die Daten synchronisiert.  Wenn ich aber mal schnell etwas nachschauen muss, dann verwende ich mein iPhone und kann mich darauf verlassen, dass die Daten synchron sind. Und da ich auf dem iPhone keine Änderungen vornehme, muss ich mir keine Gedanken um Konflikte machen.

Ich wünsche viel Freude bei der Arbeit mit Classroom!
Stefan Reißl

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in Version 1.7.3:
– leere Spalten in der Notenansicht sind ein Überbleibsel der nicht gespeicherten Noten.
– Bei der Noteneingabe springt die Tabelle hin und her